מאת: אליה פינסון
מה הוא ניהול זמן?
ניהול זמן היא מטא-פעילות שעיקרה תכנון, ארגון והפעלת שליטה מודעת על הזמן, במטרה להפיק את התועלת המרבית מהזמן, מעצם היותו משאב מוגבל. ניתן להשתמש בניהול זמן בהתייחס לפרויקטים בעבודה ו/או בלימודים, אך גם בעבור פעילויות פנאי ותחביבים.
למה לנהל זמן?
בתור סטודנטים, אנו מתמודדים עם תקופות מבחנים לחוצות, משימות רבות ובכלל אורח חיים שמצריך ניהול זמן יעיל כדי לשמור על תפוקה ועל שפיות. עם זאת, ניהול זמן מומלץ עבור כל אדם באשר הוא מתוך מחשבה על אורח החיים המודרני, שעשוי להיות גדוש ומציף למדי. לכן, אם על הזמן עצמו לא נוכל לשלוט- נוכל לייעל את הזמן העומד לרשותנו באמצעות כלים המסייעים בקביעת סדרי עדיפויות, צמצום הזמן המבוזבז על פעילויות לא חשובות, תכנון וקביעת לוח זמנים מסודר.
איך מנהלים זמן?
ישנן טכניקות רבות לניהול זמן. בחירת הטכניקה הנכונה עשויה לעבור דרך מספר ניסיונות כושלים, שכן ההתאמה תלויה בחיבור אישי. להלן כמה רעיונות:
שיטת אייזנהאואר- זוהי אחת השיטות הפופולריות לניהול זמן המתמקדת בקביעת סדרי עדיפויות. לפי שיטה זו, ניתן לחלק את כלל המשימות לארבעה רבעונים, המבוססים על שני קריטריונים והיפוכם: “חשוב ודחוף”, “חשוב ולא דחוף”, “לא חשוב ודחוף”, “לא חשוב ולא דחוף”. לדוגמה, להגיש ממ”ן חובה בתוך מספר ימים זוהי משימה דחופה וחשובה ולכן תהיה בעדיפות עליונה. לתכנן את הרישום לשנת הלימודים הבאה זוהי משימה חשובה בהחלט, אך לא דחופה (אלא אם אתם לקראת סיום הרשמה), ולכן במקרה זה, מוטב לקבוע מראש מועד עתידי ונוח לטפל במשימה. לחזור לשיחת טלפון עשויה להיות מטלה דחופה, משום שהיא תחומה בזמן, אך לא חשובה. משימה לא חשובה ולא דחופה יכולה להיות מיון של ארגז חפצים ישנים (הם לא בורחים לשום מקום!).
גישת ההרגלים – גישה זו יוצאת מנקודת הנחה חשובה והיא- חלק גדול מהזמן מושקע בתכנון היום. ברגע שיש לנו הרגלים מעוגנים בשגרה שלנו, אשר משרתים את המטרות העתידיות שלנו, אנו חוסכים חלק משמעותי מהזמן המוקדש ל”מחשבות של תכנון”. לאחר שההרגלים מתקבעים והופכים לדבר שבשגרה, מאמץ מנטלי נוסף נחסך מאיתנו והביצוע הופך לאוטומטי, בדומה לפעולת הנהיגה עבור נהג מיומן. הלכה למעשה- אם אתם שואפים להיכנס לכושר, להצליח בלימודים ולהיות מרוכזים יותר, תוכלו להחליט שאתם מקדישים חצי שעה ביום לפעילות גופנית, שעתיים ביום ללמידה ועוד עשרים דקות למדיטציה. את פרקי הזמן הללו ניתן לפזר בשעות קבועות ביממה (ורצוי גם במקומות קבועים), וניהול הזמן הופך להיות דבר שבשגרה.
ניהול זמן מונחה מטרות- לפי שיטה זו, תחילה יש לענות על השאלה “מה אני רוצה להשיג?”. התשובה לשאלה תהיה מטרת-על עתידית ודי מופשטת (לדוגמה: לקבל מעל 95 במבחן בקורס), ממנה ייגזרו מטרות בינוניות (להגיש את כל הממ”נים, לצפות בכל השיעורים המקוונים וכן הלאה) ומהן מטרות קטנות ומדויקות יותר (לענות על שאלה 1 בממ”ן 11, לדוגמה). הגישה הזו מפרקת את המטרות הגדולות והמופשטות לכדי משימות קטנות ומעשיות ועל ידי כך עוזרת להתמקד ולהשיג תוצאות טובות יותר בטווח הארוך. את העבודה הראשונית מומלץ לעשות עם דף ועט ובהמשך התכנון והתזמון ניתן להיעזר באפליקציות חינמיות לניהול יומני משימות כגון: Any.do, Todoist, Google Tasks ואחרות.
מה הן הטעויות הנפוצות ביותר בניהול זמן?
#חיסכון זמן על חשבון שעות שינה: בדרך כלל, שעות שינה הן הדבר הראשון שנחשוב לקצץ ממנו בהיעדר זמן. אך יש הבדל בין להישאר ערים שעתיים נוספות מדי פעם כדי לסיים ממ”ן דחוף, לבין קיצוץ שינה שגרתי ומתמשך, שבאופן שהינו מוכח מחקרית פוגע במצב הרוח, בתפקודים קוגניטיביים ובפרודוקטיביות כולה. תשמרו על שעות השינה שלכם.
#חיסכון זמן על חשבון מנוחה: אם הלו”ז החדש שלכם לא מאפשר לכם מנוחה, כנראה שמשהו בו לא יעבוד לאורך זמן. למעשה, המנוחה היא חלק מהפרודוקטיביות שכן היא מאפשרת לנו להגיע מרוכזים, נינוחים ורגועים יותר למטלות החשובות ולבצע אותן באיכות גבוהה יותר. לכן, טוב לשלב זמני מנוחה ופנאי בלו”ז, בין אם אלו רגעים קטנים ברמה היומיומית, כמו הפסקת קפה, או רגעים משמעותיים יותר ברמה השבועית, כמו זמן איכות עם החברים או המשפחה. המלצה קטנה- תנו עדיפות לתקשורת אנושית, שהייה בטבע או פעילות לגוף ולנפש כמו יוגה על פני “זמן מנוחה” שכרוך בגלילה פסיבית מול מסכים שונים.
#היצמדות לשיטה אחת ללא בחינת תוצאותיה המעשיות: אנו מזמינים אתכם לנסות את השיטות השונות לניהול זמן שהוצגו כאן, אבל גם לתת את הדעת על התוצאות המעשיות- האם זה עובד לכם? האם אתם מרגישים יעילים יותר? האם אתם מספיקים יותר בפחות זמן? מעולה! אם לא, זה גם בסדר. בדיוק כמו שיש דרכים שונות ללמוד, יש דרכים שונות לנהל זמן. תמשיכו לנסות עד שתגיעו לדרך הטובה ביותר עבורכם.